Datenschutzordnung der Helmstadter Musikanten e.V.

(1) Der Helmstadter Musikanten e.V. (nachfolgend Helmstadter Musikanten genannt) erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten seiner Mitglieder unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) und in manueller Form zur Erfüllung der gemäß der Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben. Hierbei handelt es sich insbesondere um folgende Mitgliederdaten: Name und Anschrift, Bankverbindung, Telefonnummern (Festnetz und Mobilfunk), sowie E-Mailadresse, Geburtsdatum und Funktion(en) bei den Helmstadter Musikanten. Verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzgrundrechte sind die gesetzlichen Vertreter der Helmstadter Musikanten nach § 26 BGB. Dies sind derzeit Lukas Kaiser (Hausener Str. 59, 74921 Helmstadt-Bargen, 0152-08825086) und Isabel Mattern (Wasserschloßweg 18, 74921 Helmstadt-Bargen, 0162-5878599).

Die personenbezogenen Daten können in den EDV-Systemen des ersten und zweiten Vorsitzenden, des Schriftführers und des Kassiers gespeichert werden und werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Derzeit befinden sich die Mitgliederdaten auf den Rechnern des Vorsitzenden und des Kassiers. Die Datenerhebung, Verarbeitung und Nutzung erfolgt zum Zwecke der Mitglieder- und Beitragsverwaltung (Rechtsgrundlage: Art. 6, Abs. b) DSGVO. 

(2) Als Mitglied des Blasmusikverbands Baden-Württemberg e.V., des Bundes Deutscher Blasmusikverbände und evtl. zukünftiger Verbände, sind die Helmstadter Musikanten verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten dorthin zu melden. Übermittelt werden an diese z.B. Bildmaterial, Namen, Anschrift, Instrument und Alter der aktiven Mitglieder, Namen der Mitglieder der Vereinsleitung mit Funktion, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail Adresse. Personenbezogenen Daten der fördernden Mitglieder werden derzeit nicht weitergemeldet. Es wird lediglich die Anzahl der fördernden Mitglieder angegeben.

(2.1) Die Daten der Bankverbindung werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Volksbank Neckartal eG weitergeleitet. 

(3) Die Helmstadter Musikanten haben Versicherungen abgeschlossen oder schließen solche ab, aus denen er und/oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermitteln die Helmstadter Musikanten personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Name, Adresse, Geburtsdatum oder Alter, Funktion(en) der Helmstadter Musikanten etc.) an das zuständige Versicherungsunternehmen. Die Helmstadter Musikanten stellen hierbei vertraglich sicher, dass der Empfänger die Daten ausschließlich gemäß dem Übermittlungszweck verwendet. 

(4) Im Zusammenhang mit der Pflege der Blasmusik veröffentlichen die Helmstadter Musikanten personenbezogene Daten, Fotos oder Videoclips seiner Mitglieder auf seiner Internetseite und übermitteln Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print-, Tele- sowie sonstige elektronische Medien. Dies betrifft insbesondere die Besetzungslisten, Mitgliedszeiten und Ehrungen. Die Veröffentlichung/Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Name, Vereinszugehörigkeit und das jeweilige Instrument. Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber der Vereinsleitung der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung und die Helmstadter Musikanten entfernen vorhandene Fotos von seiner Internetseite. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6, Abs. a) DSGVO. 

(5) In seinen Pressemitteilungen, am schwarzen Brett sowie auf seiner Internetseite berichten die Helmstadter Musikanten auch über Ehrungen, Jubiläum, Hochzeit, Geburt, besondere Erfolge und Ereignisse sowie Geburtstage seiner Mitglieder. Hierbei können Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden: Name, Vereinszugehörigkeit und Mitgliedsdauer, Funktion bei den Helmstadter Musikanten und - soweit erforderlich - Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag sowie das Instrument. Berichte über Ehrungen nebst Fotos dürfen die Helmstadter Musikanten- unter Meldung von Name, Funktion bei den Helmstadter Musikanten, Vereinszugehörigkeit und deren Dauer - auch an andere Print- Tele- und weitere elektronische Medien übermitteln. Im Hinblick auf Ehrungen und Geburtstage kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber der Vereinsleitung der Veröffentlichung/Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. In diesem Fall entfernten die Helmstadter Musikanten Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen/Übermittlungen. Rechtsgrundlage hierfür ist ebenfalls Art. 6, Abs. a) DSGVO. 

(6) Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Funktionsträger der Helmstadter Musikanten herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung bei den Helmstadter Musikanten die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.B. Minderheitenrechte) benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der notwendigen Daten gegen schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die erhaltenen Daten, so bald deren Zweck erfüllt ist, zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht werden. Mitgliedern der einzelnen Abteilungen (z. B. Ausbilder) können Telefonlisten, bzw. Adresslisten, unter Angabe von Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer und E- Mail-Adresse zur besseren Kommunikation untereinander ausgehändigt werden. 

(7) Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen die Verarbeitung seiner Daten. Die Beschwerde kann online unter https://www.badenwuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/ eingereicht werden. Der Widerspruch erfolgt gegenüber einem der oben genannten BGB-Vorstände. 

(8) Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Ausführungen stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverarbeitung oder Nutzung  
(z.B. zu Werbezwecken) ist den Helmstadter Musikanten nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist oder das Mitglied eingewilligt hat. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft. 

(9) Beim Austritt von Mitgliedern werden der Name, die Mitgliedsdauer, evtl. Vorstandstätigkeiten oder weitere Funktionen sowie das gespielte Instrument archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die gespeicherten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.